Persondatapolitik

I denne persondatapolitik kan du læse, hvordan ILLUM A/S indsamler personoplysninger, og hvordan de indsamlede oplysninger bliver brugt.
ILLUM indsamler og behandler personoplysninger som et naturligt led i driften af ILLUM A/S, illum.dk og key.illum.dk. Vi har vedtaget denne persondatapolitik, som grundlag for vores behandling af dine personoplysninger, uanset om du er kunde hos os, ansøger, leverandør, eller en anden samarbejdspartner.
ILLUM lagrer oplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. Vi registrerer kun nødvendige og relevante oplysninger, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Alle oplysninger bliver behandlet i overensstemmelse med god databehandlingsskik.

Vi er Dataansvarlig – hvordan kontakter du os?
ILLUM A/S er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig.

Vores kontaktoplysninger:

ILLUM A/S
Østergade 52
1100 København K
CVR-nr.: 27 35 59 43
Telefon: 3314 4002
E-mail: servicecenter@illum.dk

Hvad bruges dine oplysninger til

Vi indsamler og behandler dine personoplysninger for at give en bedre service til dig samt for at sikre kvaliteten af de produkter, services og oplevelser, som vi udbyder til dig. Dette vil ske ud fra bestemte formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål. Vi behandler dine personoplysninger på følgende måde:

Når du bruger vores hjemmeside

Formål
Formålet med vores hjemmeside er at tilbyde dig en kundeplatform, hvor du har mulighed for at holde dig opdateret om vores forskellige brands, services og events. Formålet med behandlingen af oplysninger om dig er at optimere brugeroplevelsen og illum.dk, for at kunne registrere hvor lang tid du som besøgende er på hjemmesiden, og for i sidste ende at kunne vise dig relevant information.

Hvilke typer personoplysninger behandler vi
Vi indsamler automatisk oplysninger om dig og din brug af illum.dk, når du besøger hjemmesiden. Dette er eksempelvis oplysninger om din IP-adresse, hvilken browser du bruger, hvilke sites du besøger, hvilke links du aktiverer og generelt hvordan du navigerer rundt på illum.dk og hvordan du bruger hjemmesiden.
Vi anvender cookies ved brugen af illum.dk, og har derfor udarbejdet en cookiepolitik, der gør sig gældende for behandlingen af personoplysninger. Politikken findes her: https://illum.dk/wp-content/uploads/2018/05/ILLUM_Cookie-Politik_15.5.18.pdf. Det er muligt at besøge illum.dk uden at vi indsamler oplysninger om dig. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du deaktiverer cookies, kan det nedsætte hjemmesidens funktionalitet. Du kan læse mere på: https://minecookies.org/.

Grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger:
Vi behandler kun dine oplysninger, såfremt vi har dit samtykke.

Opbevaring af dine personoplysninger:
Dine oplysninger opbevares i det tidsrum, der er tilladt i henhold til lovgivningen, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige, eller efter dit ønske. Perioden for lagring af personoplysninger afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaringen.

Hvis du ikke kan acceptere vores persondatapolitik, bedes du undlade at benytte vores hjemmeside.

Når du bruger dit ILLUM KEY medlemskab

Formål
Formålet med ILLUM KEY er at tilbyde dig en kundeplatform, hvor du har mulighed for at holde dig opdateret om vores brands, shops, services og events. Ved registrering som ILLUM KEY medlem kommunikerer vi med dig i forbindelse med lancering af nye varer, individuel markedsføring og invitationer til events.

Hvilke typer personoplysninger behandler vi
Oprettelse i vores ILLUM KEY kundeklub sker på baggrund af dit eget ønske og samtykke, hvor oplysningerne er indsamlet direkte fra dig som kunde. Vi behandler følgende oplysninger: Navn, mail, telefonnummer, og eventuelt fødselsdato og køn.
Hvis du vælger at oprette et ILLUM KEY medlemskab via din konto på sociale medier (f.eks. Facebook eller Google+), vil det pågældende sociale medie, efter at have fået dit samtykke dertil, videregive dine personoplysninger til ILLUM.
Ved reklamationer/ bestillinger registreres dine oplysninger som kontaktinformation, mens reklamationssagen/bestillingen er aktuel.

Grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger:
Vi behandler kun dine oplysninger, såfremt vi har dit samtykke eller, hvis det er nødvendigt for at opfylde en retslig forpligtelse.
Køb i ILLUM foretaget med ILLUM KEY medlemskort (fysisk såvel som virtuelt) eller ved oplysning af telefonnummer gemmes som personoplysninger med det formål at tildele medlemmet bonuspoint tilsvarende det anvendte beløb, jf. ILLUM KEY bonusbestemmelser. Oplysningerne bliver desuden brugt til at målrette vores annoncering, til at levere ønskede services og/eller varer, til statistik og til at kontakte dig i forbindelse med opfølgning på bestillinger, konkurrencer, events og lignende. Oplysningerne anvendes alene til direkte markedsføring, eksempelvis e-mail marketing, såfremt du eksplicit har givet samtykke hertil.

Opbevaring af dine personoplysninger:
Dine oplysninger behandles så længe du ønsker at være opført i vores ILLUM KEY kundedatabase samt at modtage vores kommunikation i forbindelse med medlemskabet. Perioden for lagring af dine oplysninger afhænger af karakteren af oplysningerne samt baggrunden for opbevaring af disse. Oplysningerne opbevares i det tidsrum, der er tilladt i henhold til lovgivningen, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige eller efter din anmodning om sletning af dine oplysninger.
Hvis du framelder dig ILLUM KEY kundeklubben, bliver alle de oplysninger vi har registreret om dig slettet. Dine oplysninger slettes så snart at du har anmodet herom, og senest inden for 72 timer.
Du kan ligeledes selv slette din bruger ved at logge ind i dit profilcenter og vælge ’slet bruger’. Hvis du vælger at slette din bruger vil alt data om dig blive slettet inklusiv alt købsdata og optjente point, som du vil skulle optjene på ny med nyt ILLUM KEY medlemskab.
Transaktionsoplysninger registreret via dit ILLUM KEY medlemskab kan gemmes i op til 5 år fra transaktionsdagen som følge af Bogføringsloven.

Ved køb eller serviceoplevelse / ved generel kommunikation med ILLUM

Formål
Afgivelsen af personoplysninger kan være nødvendig i forbindelse med et køb eller ved indgåelsen af en aftale om levering af produkter eller tjenester via IILLUM. I disse situationer vil vi ikke være i stand til, at tilbyde dig vores produkter eller tjenester medmindre du meddeler os de påkrævede oplysninger. Formålet med denne behandling er således, at vi kan levere tilbudte eller aftalte ydelser, og opfylde den aftale vi har indgået med dig.

Hvilke typer personoplysninger behandler vi

  • Ved brug af dit ILLUM KEY medlemskab i din købsproces vil der, i det omfang du selv har givet samtykke hertil og selv har givet oplysningerne, blive registreret en købshistorik. Her kan følgende oplysninger blive behandlet: Navn, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato, køn, købshistorik.
  • Ved produktreklamationer bliver følgende oplysninger: Navn, telefonnummer, e-mailadresse.
  • Ved henvendelse i vores Customer Lounge & Services, fx hvis du har mistet eller forlagt dit bankkort eller hvis du skal have hjælp til pengeoverførsler retur til dit kort ved returnering af varer eller hjælp til kopi af kvitteringer, som er bortkommet.
  • Hvis du ønsker at returnere en vare, skal du opgive dit navn og postnummer, idet dette er den eneste måde, hvorpå vi kan opfylde vores dokumentationsforpligtelse over for skatteforvaltningen. Hvis vi skal hjælpe dig med at fremsøge tidligere køb med dit kreditkort, har vi behov for at få oplyst dit kreditkortnummer, som naturligvis slettes straks efter søgeservicen har fundet sted.
  • Ved leveringsservice via GLS / UPS / FedEXm / TNT / DHL til udland- forsendelser til ind og udland, hvor navn, adresse, tlf., mail, leveringstidspunkt og -måde for at kunne informere dig om tracking nr. samt til at kunne formidle din levering videre til den valgte transportør

Grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger:
Vi behandler kun dine oplysninger, såfremt vi har dit samtykke eller, hvis det er nødvendigt for at opfylde en retslig forpligtelse.

Opbevaring af dine personoplysninger:
ILLUM opbevarer udelukkende personoplysninger så længe de er nødvendige for at opfylde det formål de blev indsamlet til. Transaktionsoplysninger kan gemmes i op til 5 år til udgangen af et regnskabsår regnet fra transaktionsdagen som følge af bogføringsloven.

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev

Formål
For at du kan modtage vores nyhedsbreve, skal du tilmelde dig via e-mail, så nyhedsbrevet automatisk kan sendes til dig. Nyhedsbrevet har til formål at informere dig om nyheder, trends, brands og events i ILLUM.

Hvilke typer personoplysninger behandler vi
Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, er det blot din e-mailadresse, som vi indsamler og behandler, så vi kan sende dig nyhedsbrevet.

Grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger:
Vi behandler kun dine oplysninger, såfremt vi har dit samtykke hertil.

Opbevaring af dine personoplysninger:
Vi opbevarer udelukkende dine oplysninger så længe de er nødvendige for at opfylde det formål de blev indsamlet til. Du kan til enhver tid afmelde dig nyhedsbrevet via et link nederst i nyhedsbrevet.

Ved deltagelse i konkurrencer, events eller kundeundersøgelser

Formål
Afgivelsen af dine oplysninger kan være nødvendig i forbindelse med administrering af en markedsføringsaktivitet, konkurrence, event eller kundeundersøgelse, som du har deltaget i – for fx at vende tilbage til dig og formidle en præmie eller til at lave statistik på kundeoplevelsen i ILLUM.

Hvilke typer personoplysninger behandler vi
Hvis du deltager i konkurrencer, events, kundeundersøgelser eller markedsføringsaktiviteter, som vi arrangerer, behandler vi dine kontaktoplysninger, bidrag til konkurrencer, dine synspunkter, præferencer og oplevelser i forbindelse med kundeservicen i ILLUM, samt eventuelle andre oplysninger, som du selv vælger at dele med os.

Grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger:
Vi behandler kun dine oplysninger, såfremt vi har dit samtykke hertil.

Opbevaring af dine personoplysninger:
Vi opbevarer udelukkende dine oplysninger så længe de er nødvendige for at opfylde det formål de blev indsamlet til. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

Ved TV-overvågning

Formål
Der foretages TV-overvågning i og ved ILLUM af sikkerhedsmæssige hensyn samt for at forebygge svindel og kriminalitet.

Hvilke typer personoplysninger behandler vi
Videooptagelser, hvor personer i og ved ILLUM optræder (se eksempler nedenfor).

Grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger:
Vores behandling af personoplysninger er nødvendig, for at vi kan forfølge en legitim interesse i at kunne sikre et højt sikkerhedsniveau i og ved ILLUM. Endvidere kan vores behandling være nødvendig for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Opbevaring af og grundlag for behandling af dine personoplysninger:
Video optagelser opbevares og slettes i overensstemmelse med TV-overvågningslovens krav på området, og er omfattet af reglerne for behandling af personoplysninger. I den forbindelse behandler vi almindelige personoplysninger om vores besøgende, samt i visse tilfælde følsomme personoplysninger, samt oplysninger om lovovertrædelser (se eksempler nedenfor).
Vores behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med TV-overvågningsloven. De steder, hvor vi videoovervåger, oplyser vi herom, og som udgangspunkt vil vi slette videooptagelserne senest 30 dage efter at de er foretaget, medmindre at optagelserne er nødvendige af hensyn til, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Vi opbevarer videooptagelser:

  • Ved bedragerisager, ved kontrol af mistænksomme kassetransaktioner og aktivitet ved kassen relateret til svind. Sagen opbevares indtil den er afsluttet.
  • Ved butikstyveri: ved politianmeldelse behandles og videregives følgende oplysninger til politiet: navn, adresse, cpr nr. tlf nr., kundeoplysninger, vidneoplysninger samt hændelsesbeskrivelse. Disse oplysninger registreres desuden i databasen: Crimestat, der er et etableret system mellem Dansk Erhverv og detailbranchen. Ved alle anmeldelser gemmer vi personoplysningerne udover de 30 dage, indtil sagen er afsluttet. Politiet kan til enhver tid kontakte os, når de vil have adgang til en videooptagelse.
  • Ved skader og forsikringscases med fokus på erstatning og ansvar, hvor oplysningerne gemmes indtil sagen er afsluttet, da vi er forpligtet til at vidne om og dokumentere ulykken.

Når du ansøger om et job i ILLUM via www.illum.dk

Formål:
Vi behandler dine oplysninger i forbindelse med din jobsøgning i ILLUM for at identificere og vurdere om du som ansøger er relevant og matcher til en given ledig stilling.

Hvilke typer personoplysninger behandler vi:
De oplysninger, som du sender til os i en ansøgning eller et CV, såsom navn, e-mailadresse, adresse, beskrivelse af tidligere jobs og uddannelse, videoansøgning, mv. Vi frabeder os at få tilsendt følsomme oplysninger, som ikke er af relevans for ansøgningsprocessen.
Vi behandler udelukkende ansøgninger via https://illum.dk/jobs/. Ansøgninger som fremsendes per mail eller som ønskes videregivet som papirformat, vil blive makuleret.

Grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger:
Vi behandler kun dine oplysninger, såfremt vi har dit samtykke. Gennem upload og registrering af din ansøgning eller dit CV via vores rekrutteringsportal i Elvium, overdrager du dine oplysninger til os. Vi behandler alene oplysninger registeret og uploadet af dig som ansøger, med dit samtykke hertil.

Opbevaring af dine personoplysninger:
Dine oplysninger opbevares maksimalt i 6 måneder, hvorefter de slettes – med mindre du har givet skriftligt samtykke til, at vi må opbevare din ansøgning i en længere periode.

Videregivelse af personoplysninger

For at kunne levere vores ydelser til dig, er det nødvendigt at kunne videregive relevante personoplysninger om dig til ILLUM’s underleverandører såsom IT-hosting, hjemmesideudbydere, markedsførings- og nyhedsbrevtjenesteudbydere.
Vi benytter en række tredjeparter til opbevaring og behandling af data placeret over alt i verden. Uanset hvor dine data bliver behandlet, behandles dine oplysninger udelukkende på vores vegne og må ikke anvendes til egne formål. Vi anvender kun databehandlere i EU eller i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.

Vores databehandler handler alene efter instruks fra os. Databehandleren har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger.

Uanset hvor dine data bliver behandlet sikrer vi at de beskyttes gennem passende sikkerhedsforanstaltninger. Dataoverførslen finder sted på baggrund af standard bestemmelser vedtaget af Europa Kommission / på baggrund databehandlerens bindende virksomhedsregler eller til lande der har opnået en beslutning om at det tilbyder et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.

Sikkerhed

Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen. Samtidig kan du til enhver tid bede om at blive fjernet fra mailinglister og anden kommunikation, eller helt at blive fjernet fra vores databaser. Du skal blot sende os en mail til servicecenter@illum.dk eller kontakte os på anden vis.

Dine rettigheder

Du har efter Databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os per mail via: servicecenter@illum.dk.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

 

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Dokumentoplysning

Dette er nyeste version af ILLUM A/S persondatapolitik skrevet den 9. juli 2019.